Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni

TÜROB - TÜRKİYE OTELCİLER BİRLİĞİ DERNEĞİ

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Aydınlatma Metni

TÜROB - Türkiye Otelciler Birliği Derneği (“Dernek”) olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda, 07.04.2016 Tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanıp yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK’ya uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple işbu “Dernek Üyeleri/Üye Temsilcileri, organlarda, komisyonlarda görev alan, üye adına her şekilde  dernek ile iletişim kuran, etkinliklere katılan , görev alan  kişiler olarak  Kişisel Verilerinin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni” (“Aydınlatma Metni”) vasıtasıyla kişisel verilerinizi işleme süreçlerimiz ve KVKK kapsamındaki haklarınız hakkında dernek üyelerimiz veya tüzel kişi dernek üyelerimizin temsilcileri olan sizleri KVKK’un 10’uncu maddesi çerçevesinde bilgilendirmek isteriz.

1.Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel Verileriniz, Dernek’e üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya www.turob.com başta olmak üzere Dernek web siteleri üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.

• Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, komite toplantıları, aylık toplantıları, dönemsel toplantıları, çalışma grubu toplantıları, seminerler,  zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik her türlü etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, dijital-sosyal medya platformlarında ve veya basılı materyallerde fotoğraflarınız, etkinliklerde, toplantılardaki görüntü, ses kayıtlarınız dahil Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat uyarınca Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat ve tüzük hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler -üyelerin görevlendirdikleri gerçek kişiler ile her şekilde  iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin, kamu oyunun  bilgilendirilmesi, istatistiki bilgilerin derlenmesi,  araştırmalarda değerlendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) üye adına her şekilde görevlendirilen-dernek ile iletişim kuranların  temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir .

•  Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, Medeni Kanun,  ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

2.İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:

• Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği: dernek tüzüğü de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat tahtında öngörülmesi veya mevzuat tahtında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır. Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız, üye adına herhangi bir şekilde dernek ile iletişim kurmanız, yukarıda yer alan etkinliklere katılmanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz, fotoğraflarınız Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle T.C. İçişleri Bakanlığı DERBİS sistemi, İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır ve yasal süre ile saklanmak üzere aktarılacaktır.

Dernek toplu elektronik posta gönderimine ve WhatsApp uygulamasına ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların ve telefon aracılığıyla mesajların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz ve telefon mesajlarının gönderiminin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla,  Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları veya üyelik kartı gibi materyalleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe/etkinliklere katılacak kişilerin isim ve soy isim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) üyelerimiz adına herhangi bir şekilde dernek ile iletişim kuran, yukarıda sayılan etkinliklere, komisyonlara katılan,  görevli ve  çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır. Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat tahtındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

3. KVKK Kapsamında Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metninde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Derneğimize iletmeniz durumunda Derneğimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak (ayrıca bir maliyet gerektirmesi hali hariç olmak üzere) sonuçlandıracaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

5. ve 6. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

4.Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları 

KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK kapsamındaki haklarını kullanmak ile ilgili talebini, hak sahibinin kimliğini tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak Cumhuriyet Cad.No:34 Dağ Apt. Kat 3 Daire No: 9 Şişli, İstanbul adresine elden teslim ederek veya posta yolu ile göndererek veya info@turob.com adresi aracılığıyla ile veya güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalı şekilde Dernek’e iletebilir.

5. Ticari Elektronik İletiler

Dernek üyeliği, etkinliklere katılım veya Dernek internet sitesi üzerinden kişisel verilerin tarafımızla paylaşılması halinde Kişisel Veri Sahipleri, tanıtım ve bilgilendirme amaçlarıyla Dernek’ten ticari elektronik ileti almayı kabul etmiş sayılır. Kişisel Veri Sahipleri’nin her zaman elektronik ticari ileti almayı reddetme hakkı bulunmaktadır. Reddetme hakkının kullanılması için, yukarıda sayılan iletişim kanallarından herhangi biri vasıtasıyla Derneğimiz ile iletişime geçilmesi gerekmektedir.

Saygılarımızla, 

TÜROB Türkiye Otelciler Birliği Derneği